注文フォームが使いにくい
電話・紙・FAX 中心の受注は、転記・確認・聞き直しが積み重なって管理が煩雑になります。スマホで使える注文フォームと、業務に即した管理画面をセットで整えることで、受注のやりとり自体を軽くできます。
こんな事になっていませんか？
卸売や定期発注の受注を、電話・紙・FAX を中心にやりくりしている 状態になっていませんか？ホームページに注文フォームがあっても、結局は電話やメールでのやり取りに戻ってしまっている、ということもよくあります。
受注の作業まわり
受注の中身が 個人の手元にしか残らない ため、社内で同じ確認や転記を何度も繰り返すことになります。
- 同じ注文を、受けた人 → 事務 → 出荷担当と、何度も転記している
- 「あの注文どうなった？」が、受けた人の頭の中や手元のメモにしかない
- 受注の状況をまとめて見る場所がなく、誰かに聞かないと分からない
電話での注文
電話での注文は その場で消える情報 なので、聞き間違いや確認漏れが起きやすく、受けた人がいないと中身が分からなくなります。
- 聞き間違い、桁の打ち間違いが起きる
- 受けた人しか中身を知らず、不在になると確認できない
- 営業時間内しか受けられず、お客様の都合のよい時間に取りこぼす
紙・FAX での注文
紙や FAX での注文は 読み取りと打ち直しに人の手 が必要で、あとから探したり集計したりするのも難しくなります。
- 字が読めない、にじむ、破れる
- 集計や検索ができず、過去の注文を探すのに時間がかかる
- 「注文用紙の写真をスマホで送るだけ」という 形だけの DX になっていて、結局アナログのまま社内で打ち直している
既存の注文フォーム
ホームページに注文フォームがあっても、現場の発注の仕方に合っていないと 使われずに放置 され、結局電話やメールに戻ってしまいます。
- 商品の選び方が業務の発注の仕方に合っておらず、お客様が 備考欄に手入力 で済ませている
- メールで届いた注文に 記入漏れ があって、結局電話で聞き直している
- 使いにくいせいで使われず、どこを直せばいいかの手がかりも得られない
なぜ問題なのか
電話・紙・FAX 中心の受注では、注文を 1 件受けるたびに 転記・確認・聞き直し が必ず発生します。1 件あたりの手間は小さく見えても、件数が積み上がると、社内の時間とミスのリスクの両方が静かに増え続けます。
「うちのお客様は高齢だから、ホームページからの注文は無理」と言われる場面もありますが、よくお話を伺うと、フォームや管理画面の作りが、現場の発注・受注の仕方に合っていない ことが理由の大半です。商品をいちいち手で書き写すような形になっていれば、お客様も社内のご担当者も、慣れたやり方に戻ってしまうのは自然なことです。
放っておくと、こんなふうに進んでいきます。
- 受注のたびに転記が発生し、社内のご担当者の手が空かない
- 桁違い・商品違いといったミスが、気付かないうちに紛れ込む
- 営業時間外の注文を取りこぼし、機会損失が積み上がる
- 受注の全体像が見えないため、忙しさの原因を改善する手がかりも得られない
お手伝いできること
「フォーム単体を作り直す」のではなく、お客様が注文する画面 と 社内で受ける画面 を、現場の発注・受注の流れに合わせてセットで整えることが多いです。
スマホで使える注文フォーム
お客様側は、スマートフォンでそのまま操作できる注文フォームを用意します。商品の一覧から数量を入れていくだけで、最低限の入力で発注を完了できる 形を目指します。確認画面と自動返信メールも合わせて整え、「ちゃんと送れたのか分からない」という不安をなくします。
スマホでも見やすい管理画面
社内側は、受けた注文を一覧で確認でき、商品名や日付で過去の注文を絞り込める管理画面を用意します。スマートフォンからでも操作できるので、外出先や倉庫からでも状況が分かります。
業務に即した商品登録
「商品登録が面倒で使われなくなる」ことを避けるため、商品の登録方法を、現場の扱い方に合わせて設計 します。よく出る商品・季節商品・単発の商品など、扱い方が違うものを無理にひとつの画面に押し込まず、ご担当者が普段使っている言葉と単位でそのまま登録できる形にします。
ご要望に応じて、在庫の数をブラウザから直接更新できる 仕組みや、過去の注文履歴の検索など、Excel や紙の台帳で管理していた部分をホームページの裏側にまとめることもできます。すべてを一度に作り直すのではなく、今いちばん手間になっている所 から少しずつ整えるかたちで進められます。
